Jak przygotować stoisko targowe? Lista kontrolna przed targami

Żeby dobrze przygotować stoisko na targi, zacznij od celu i regulaminu organizatora, a dopiero potem zamawiaj zabudowę, grafiki i obsadę. Częste problemy na miejscu biorą się z przegapionych terminów: zgłoszenia projektu, zamówienia prądu albo dostarczenia materiałów do hali. Jeśli firma jedzie na targi pierwszy raz, najbezpieczniej rozpisać przygotowania od daty wydarzenia wstecz i przypisać każdemu zadaniu jedną odpowiedzialną osobę.

Cel decyduje o reszcie. Inaczej wygląda stoisko nastawione na zbieranie zapytań od nowych klientów, inaczej takie, na którym umawia się spotkania z dystrybutorami, a jeszcze inaczej premiera produktu. Zapisz cel w jednym zdaniu i liczbę, którą uznasz za sukces, na przykład liczbę rozmów zakończonych umówionym kontaktem.

Jak przygotować stoisko na targi: harmonogram od daty wstecz

Poniższy plan to punkt wyjścia dla średniej wielkości stoiska, a nie norma. Przy dużych targach międzynarodowych miejsca rozchodzą się wcześniej, a przy lokalnych wystawach wszystko da się zmieścić w krótszym czasie. Wiążące są zawsze terminy z regulaminu i przewodnika wystawcy.

Typy stoisk i co z nich wynika

Rodzaj stoiska wpływa nie tylko na koszt, ale też na to, z ilu stron podejdą goście i ile ścian trzeba zagospodarować grafiką.

• Systemowe (modułowe) - ścianki z gotowych profili i paneli, często w pakiecie od organizatora lub wypożyczane. Szybkie w montażu, przewidywalne kosztowo, ale podobne do sąsiednich.
• Indywidualne (z zabudową) - projektowane od zera pod markę, z własną konstrukcją, oświetleniem i meblami. Dają najwięcej swobody, wymagają za to najwięcej czasu na projekt i akceptacje.
• Rzędowe - otwarte z jednej strony, wciśnięte między innych wystawców. Cały przekaz musi działać od frontu.
• Narożne - otwarte z dwóch stron, więc łapią ruch z dwóch alejek. Grafika i lada powinny być widoczne z obu kierunków.
• Wyspowe - dostępne ze wszystkich stron. Najwięcej ekspozycji, ale też najwięcej pracy: nie ma „tyłu”, za którym schowasz magazynek z kartonami.

Przy zabudowie indywidualnej sporo zależy od wykonawcy, który zna wymagania hal i potrafi przeprowadzić projekt przez akceptację organizatora. Warto porównać kilka ofert na projekt i budowę stoisk targowych i zapytać, co jest w cenie: transport, montaż, demontaż, magazynowanie elementów do ponownego użycia. Więcej o samym wyborze firmy piszemy w tekście o rzetelnej organizacji stoisk targowych.

Regulamin organizatora: przeczytaj, zanim zamówisz projekt

Każde centrum targowe i każda impreza mają własne zasady, zwykle zebrane w regulaminie oraz przewodniku lub instrukcji dla wystawców. Liczby różnią się między obiektami, dlatego nie ma sensu przenosić ich z poprzednich targów. Sprawdź przede wszystkim:

• terminy zgłoszenia projektu zabudowy i zamówień usług technicznych oraz dopłaty za zamówienia złożone po terminie,
• dopuszczalną wysokość zabudowy i zasady dla konstrukcji piętrowych lub podwieszanych,
• wymagania przeciwpożarowe dla materiałów i dokumenty, które trzeba dostarczyć,
• godziny montażu i demontażu, wjazdu do hali i rozładunku,
• zasady dotyczące muzyki, pokazów, degustacji i rozdawania materiałów poza obrysem stoiska.

Grafika i materiały

Gość mija stoisko w kilka sekund, więc najważniejszy napis musi mówić, czym firma się zajmuje, a nie tylko pokazywać logo. Duże hasło umieść na wysokości wzroku i wyżej, żeby było widać je ponad głowami ludzi stojących w alejce. Na niższych partiach ścian zostaw miejsce na szczegóły, które czyta się z bliska.

Materiały drukowane ogranicz do tego, co rzeczywiście pomaga w rozmowie: krótką ofertę, cennik dla partnerów, karty produktów. Do tego drobne upominki, o ile pasują do branży. Kubek czy notes z logo zwykle zostaje na biurku dłużej niż ulotka, o czym więcej w tekście o promocji z wykorzystaniem kubków firmowych. Sprawdź też, czy masz pliki w wymiarach podanych przez wykonawcę stoiska, ze spadami i w wymaganej rozdzielczości.

Obsada stoiska

Na stoisku potrzebne są co najmniej dwie role: osoba, która zaczepia gości i kwalifikuje rozmowę, oraz specjalista, który zna produkt i może omówić warunki. Pierwszą rolę często przejmuje wynajęta obsługa. Czym dokładnie zajmuje się taka osoba i jak ją przygotować, opisujemy w artykule hostessa - kto to i czym się zajmuje na targach.

Ustal grafik dyżurów z przerwami, bo kilka dni stania w hali męczy bardziej, niż się wydaje. Przed otwarciem zrób krótką odprawę: cel stoiska, trzy najważniejsze komunikaty, sposób zapisywania kontaktów i komu przekazywać trudne pytania.

Logistyka

Zamów transport z zapasem czasu na wjazd do hali, bo w dniu montażu przy rampach stoją kolejki. Spakuj osobną skrzynkę z narzędziami: przedłużacze i rozgałęźniki, taśmy, nożyk, opaski zaciskowe, ładowarki, środki czystości, zapasowe wydruki. Ustal, gdzie będą przechowywane puste kartony i zapasy materiałów, i sprawdź godziny, w których wolno je donosić.

Zbieranie kontaktów i RODO

Kontakt zebrany na targach to dane osobowe, więc osoba, której dotyczą, powinna dostać informację z art. 13 RODO: kto je przetwarza, w jakim celu i na jakiej podstawie, komu mogą być przekazane, jak długo będą przechowywane i jakie ma prawa. Najprościej mieć krótką klauzulę przy formularzu lub w tablecie, na którym zapisujecie kontakty.

Osobna sprawa to marketing. Od 10 listopada 2024 roku obowiązuje Prawo komunikacji elektronicznej, które w art. 398 zakazuje przesyłania informacji handlowej i marketingu bezpośredniego za pomocą telekomunikacyjnych urządzeń końcowych, w tym w ramach usług komunikacji interpersonalnej, takich jak poczta e-mail, oraz automatycznych systemów wywołujących, chyba że odbiorca uprzednio wyraził na to zgodę. Wcześniejszy przepis o niezamówionej informacji handlowej (art. 10 ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną) uchylono ustawą wprowadzającą nowe prawo (Dz.U. 2024 poz. 1222). Wizytówka wręczona przy stoisku sama w sobie nie jest taką zgodą. Jeśli chcesz potem wysłać ofertę lub newsletter, poproś o zgodę na konkretny kanał i zapisz, kiedy i jak ją otrzymałeś. W razie wątpliwości formularz warto pokazać osobie, która w firmie odpowiada za ochronę danych.

Follow-up po targach

Najczęstszy błąd pojawia się już po powrocie: kontakty leżą w pudełku z wizytówkami, a po kilku tygodniach nikt nie pamięta, o czym była rozmowa. Dlatego przy każdym kontakcie zapisuj od razu jedno zdanie notatki i ustalony następny krok. Do osób, które o to prosiły, wyślij obiecane materiały w ciągu kilku dni, a na koniec porównaj wynik z celem zapisanym przed targami.

Lista kontrolna przed wyjazdem na targi

• Cel i miara sukcesu zapisane, budżet zatwierdzony.
• Regulamin i przewodnik wystawcy przeczytane, terminy w kalendarzu.
• Projekt stoiska zaakceptowany przez organizatora, usługi techniczne zamówione.
• Grafiki wydrukowane, materiały i upominki spakowane.
• Obsada z grafikiem dyżurów, odprawa zaplanowana.
• Transport, wjazd do hali i noclegi potwierdzone.
• Formularz kontaktowy z klauzulą informacyjną i osobną zgodą marketingową.
• Szablon wiadomości po targach gotowy, osoba odpowiedzialna za follow-up wyznaczona.