Hostessa - kto to, czym się zajmuje i ile kosztuje na targach

Hostessa to osoba, która w imieniu firmy lub organizatora wita gości, udziela informacji i dba o ich wygodę podczas wydarzenia: targów, konferencji, gali czy akcji promocyjnej. Jest pierwszym kontaktem odwiedzającego z marką, dlatego od jej przygotowania zależy, jak zostanie zapamiętane całe stoisko albo cała impreza.

Poniżej wyjaśniamy, czym hostessa zajmuje się na co dzień, czego wymaga ta praca, od czego zależy koszt wynajęcia i jak wybrać agencję, żeby nie przepłacić.

Gdzie pracuje hostessa

Targi i wystawy - zaprasza na stoisko, rozdaje materiały, zbiera kontakty do handlowców, kieruje gości do właściwej osoby.
Konferencje i kongresy - obsługuje rejestrację, wydaje identyfikatory, wskazuje sale, podaje mikrofon w czasie pytań z sali.
Gale, bankiety i eventy firmowe - wita gości, prowadzi do stolików, pomaga przy wręczaniu nagród.
Akcje promocyjne i degustacje - prezentuje produkt w sklepie lub galerii handlowej, częstuje próbkami, zachęca do zakupu.
Imprezy sportowe i plenerowe - obsługuje strefy VIP, punkty informacyjne i dekoracje.

Czym hostessa różni się od promotorki i modelki

Granice bywają płynne, ale w zleceniach zwykle rozróżnia się trzy role. Hostessa obsługuje gości i informuje, więc liczy się kultura osobista i komunikatywność. Promotor ma za zadanie sprzedać lub rozdać jak najwięcej produktu, więc jest rozliczany z efektu. Modelka prezentuje produkt lub ubiór i rzadko rozmawia z gośćmi. Zamawiając usługę, warto jasno napisać, której z tych ról oczekujemy, bo od tego zależą wymagania i stawka.

Jakie umiejętności są potrzebne

Komunikatywność i spokój - praca polega na rozmowie z setkami osób dziennie, także z tymi zniecierpliwionymi.
Znajomość języków obcych - na targach międzynarodowych podstawą jest angielski, często także niemiecki.
Szybka nauka produktu - dobra hostessa przed wydarzeniem poznaje ofertę klienta na tyle, by odpowiedzieć na podstawowe pytania.
Kondycja - dzień targowy to zwykle wiele godzin na stojąco.
Schludny wygląd i punktualność - strój zwykle zapewnia klient lub agencja, ale dbałość o szczegóły leży po stronie hostessy.

Przy degustacjach żywności agencje zwykle wymagają aktualnego orzeczenia do celów sanitarno-epidemiologicznych. Warto zapytać o nie przy zamawianiu takiej akcji.

Od czego zależy koszt wynajęcia hostessy

Agencje najczęściej rozliczają się stawką godzinową za osobę, a do niej doliczają koszty dodatkowe. Na cenę wpływają:

liczba godzin i dni - przy kilkudniowych targach stawka za godzinę bywa niższa niż przy jednorazowym evencie,
wymagane języki - hostessa mówiąca biegle w dwóch językach obcych kosztuje więcej,
miasto i dojazd - jeśli agencja wysyła osoby spoza miasta, dolicza dojazd i nocleg,
stroje - szyte lub wypożyczane na zamówienie podnoszą koszt,
szkolenie z produktu - dłuższe przygotowanie bywa płatne osobno,
koordynator - przy większej grupie agencja zwykle przydziela osobę nadzorującą zespół na miejscu.

Najprostszy sposób na porównanie ofert to wysłanie kilku agencjom tego samego opisu: data, godziny, liczba osób, języki, zadania i strój. Wtedy różnice w cenie wynikają z jakości usługi, a nie z różnego rozumienia zlecenia.

Jak wybrać agencję hostess

Agencje działają przede wszystkim w miastach z dużymi ośrodkami targowymi i konferencyjnymi, takich jak Poznań, Warszawa, Kraków, Wrocław czy Katowice, ale obsługują też wydarzenia w mniejszych miejscowościach. Przy wyborze sprawdź:

czy agencja pokazuje realne realizacje i referencje, a nie tylko zdjęcia z sesji,
czy przed wydarzeniem możesz poznać lub zobaczyć profile osób, które przyjdą,
kto odpowiada za zastępstwo, jeśli ktoś zachoruje w dniu imprezy,
co dokładnie zawiera cena (strój, dojazd, szkolenie, koordynator),
na jakiej podstawie pracują hostessy i kto rozlicza ich wynagrodzenie.

Przykładem agencji, która przygotowuje zespoły na targi i eventy, jest agencja hostess O tym, jak przygotować się do konkretnej imprezy targowej, piszemy w tekście Targi w Poznaniu a wynajem hostess, a o samej zabudowie w artykule o organizacji stoisk targowych.

Jak przygotować hostessę do pracy na stoisku

Przekaż krótką ściągę: kim jest firma, trzy najważniejsze produkty, do kogo kierować pytania techniczne.
Ustal, jakie dane kontaktowe hostessa może zbierać i w jaki sposób (formularz, skaner identyfikatorów).
Zaplanuj przerwy - zmęczony zespół pod koniec dnia traci energię, a to widać na stoisku.
Po pierwszym dniu zapytaj, o co goście pytali najczęściej. To bezpłatne badanie rynku.

Podsumowanie

Hostessa to nie dekoracja stoiska, tylko osoba, która zamienia przypadkowych przechodniów w rozmowy handlowe. Dobrze opisane zlecenie, sprawdzona agencja i kilka godzin przygotowania z produktu sprawiają, że ten wydatek zwraca się w postaci kontaktów, a nie tylko zdjęć z wydarzenia.